Льготы, выплаты и пособия    

Оформление графика отпусков по правилам

Содержание

  • График отпусков

    График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

    График отпусков: как правильно составить

    Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

    График отпусков: правила оформления и внесение изменений

    При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

    К таким категориям работников, в частности, относятся:

    • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
    • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
    • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
    • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
    • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

    С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

    Что отразить в графике отпусков

    Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

    График отпусков:

    Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

    График отпусков: бланк

    Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

    Приказ о графике отпусков: образец

    Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

    Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

    Приказ о составлении графика отпусков: образец

    Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

    ООО «Солнечный зайчик»

    о составлении графика ежегодных отпусков

    г. Москва 19.11.2018

    Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

    1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

    При подготовке информации необходимо учесть:

    — пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

    — пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

    — период отпуска совместителей по их основному месту работы.

    2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

    3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

    — главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

    — начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

    — начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

    4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

    Генеральный директор Солнышков В.С.

    С Приказом ознакомлены:

    Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

    Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

    Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

    Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

    Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

    Утверждение графика отпусков

    График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

    После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

    График отпусков образец заполнения в 2019 году

    При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

    Внесение изменений в график отпусков

    Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

    Где в графике отпусков отражаются изменения

    Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

    • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
    • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
    • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
    • в графе 10 отражаются различные примечания.
    Читайте так же:  Госпошлина по иску о признании права собственности

    Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

    Внесение дополнений в график отпусков

    Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

    Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

    Сколько времени нужно хранить график отпусков

    Ответственность за отсутствие графика отпусков

    Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

    • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
    • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

    Отпуск в табеле учета рабочего времени

    ) указывается в зависимости от вида отпуска:

    Вид отпуска Буквенный код Числовой код
    Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10 Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16 Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18 Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15 Оплачиваемый учебный отпуск У 11 Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

    В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

    Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

    Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

    Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

    Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Итого отработано за I половину месяца
    1 2 3 4 5 1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 6 8 8 8 8 8 8 48

    Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

    Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

    • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
    • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

    Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019 — 2020)

    Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

    График отпусков на год: нюансы оформления

    Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

    • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
    • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
    • непременность ознакомления с ним каждого работника;
    • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
    • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

    Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

    При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

    • ежегодный;
    • дополнительный;
    • неиспользованный в предшествующем году;
    • оформляемый совместителем.

    Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

    О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

    Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

    • от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
    • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

    Нужен ли приказ об утверждении графика?

    Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

    Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

    Читайте так же:  При условном сроке как часто отмечаться

    Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

    Образец приказа на график отпусков для 2020 года

    Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

    • указание работодателя-составителя;
    • номер и дата;
    • суть распоряжения;
    • подпись руководителя;
    • подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

    Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

    Дополнительную информацию о составлении приказа об утверждении графика отпусков, в том числе при наличии в вашей организации профсоюза, смотрите в Готовом решении от КонсультантаПлюс.

    Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

    Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

    Сроки и порядок подготовки

    График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

    Утверждается график на следующий год за две недели до его наступления, то есть до 15 декабря.

    Как составить график отпусков

    Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Вот пошаговая инструкция, как правильно заполнить график отпусков на 2020 год.

    Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

    Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

    Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

    Шаг 4. Переходим к самой таблице. Заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

    Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с запланированной, если сотрудник отдыхает по графику.

    Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

    Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

    Вот так выглядит готовый образец, как составить график отпусков на 2020 год.

    [1]

    Как утвердить

    Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

    • полное наименование организации;
    • реквизиты приказа (название, номер и дата);
    • какой документ и на какой период утверждает;
    • Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

    Как вносить изменения

    График часто разнится с реальностью, поэтому в течение года в него вносят изменения или оформляются дополнения. Для этого придется получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

    Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае потребуется получить заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

    Оба заявления составляются в свободной форме.

    Отдых вне плана

    Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. С уществуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

    Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

    Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

    Можно ли вызвать сотрудника на работу

    Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

    После этого следует издание приказа на внесение изменений.

    Заполняем образец графика отпусков на 2020 год

    Чье мнение учитывать при составлении

    График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель принимает во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

    • женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
    • сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
    • родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
    • Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
    • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
    • почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
    • пострадавшие из-за Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
    Читайте так же:  Каковы основы формирования систем управления персоналом

    Форма графика

    Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    Что отражать в графике

    В шаблоне графика отпусков на 2019 год в Excel обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

    • основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
    • дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
    • дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

    Правила оформления

    Инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год:

    Шаг 1. Собрать пожелания работников.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.

    Шаг 3. Составить приказ и ознакомить с ним коллектив.

    Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения закрепляется в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

    • ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
    • ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
    • сроки предоставления таких сведений.

    Сведения от каждого подразделения предоставляются в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу (образец составляется на предприятии самостоятельно либо используется законодательно утвержденный), собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

    Внесение изменений и отмена

    Составленный образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7 — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса. Вот как это выглядит в образце.

    Изменения вносятся в случае:

    • временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
    • отзыва из него;
    • если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации.

    Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.

    Знакомить ли с документом персонал

    Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

    Срок хранения

    П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть план отдыха на 2020 необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2021.

    Порядок и правила оформления отпуска для работников

    Существует множество видов отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, по уходу за ребенком, социальный, административный, учебный, дополнительный, с последующим увольнением, отгул.

    В статье пойдет речь о первом варианте.

    Мы подробно рассмотрим порядок и правила оформления ежегодного отпуска.

    Оформление отпуска работника в организации требует нескольких важных документов ­­– графика отпусков, уведомления начальства либо заявления сотрудника, приказа руководителя, записки-расчёта.

    Наиболее объемным является первый документ, график.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !

    Общая информация

    Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

    Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

    Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

    Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

    В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

    Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

    Читайте так же:  Межевание садовых участков нужно ли это

    Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

    К ним относятся:

    Разберем подробней по очереди каждый из документов.

    Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

    Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

    Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

    Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

    Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

    К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

    Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

    Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

    Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

    HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

    Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

    Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

    Уведомление

    Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

    Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

    Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

    О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

    Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

    В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

    На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

    Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

    Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

    Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

    [3]

    Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

    Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

    Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

    Приведем приблизительный текст заявления:

    Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

    Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

    Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

    Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

    Записка-расчёт

    Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

    На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

    На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

    Заключение

    На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

    Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-76 (Москва)
    +7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)

    Правила составления и оформления графика отпусков, образец

    Комплектуется график отпусков на следующий год с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников на протяжении года. Правила составления графика отпусков регламентируется законодательством о труде.

    Для чего нужен график

    Ст. 123 ТК РФ возлагает обязательство составить график отпусков на нанимателя. Нарушение данной обязанности влечет ответственность в соответствии с КоАП.

    Подобная норма закона предупреждает незаконные деяния недобросовестных нанимателей по несогласию своевременно предоставить отдых своим сотрудникам. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации, соответственно соблюдение сроков, последовательности предоставления работникам отдыха является обязанностью, как сотрудников, так и работодателя.

    График отпусков обязателен после утверждением руководителя. До этого он законной силы не имеет.

    Читайте так же:  Пред вк в больничном листе что означает

    Порядок оформления расписания отпусков

    Правила оформления графика отпусков и внесения в него изменений предусмотрены 123 статьей Трудового кодекса. А именно:

    • При разработке плана учитываются пожелания служащих, а также приоритетное право на выбор времени отдыха для отдельных категорий лиц;
    • Каждый работник ознакамливается и подписывает расписание;
    • Согласование оформленного плана с профсоюзом (если он имеется по трудовому соглашению);
    • Утверждается график директором минимум за две недели до следующего года.

    Так как директор предприятия утверждает уже готовый План отпусков, он заблаговременно инициирует проведение сбора и анализа данных, собеседований с работниками, на основании которых составляется план.

    К плановым отпускам ТК РФ относит:

    • Основной (статья 114);
    • Дополнительный (статья 116);
    • Отдых за предыдущий год;
    • Отдых при работе по совместительству (статья 286).

    [2]

    Вносить корректировки в расписание, заверенное подписью руководителя, можно в случае вызова сотрудника на работу, переноса времени отдыха, оформлении новых работников на протяжении года.

    Правила подготовки

    Расписание времени отдыха составляется с учетом следующих критериев:

    Правила оформления

    Пример единой формы расписания утвержден Постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и называется Т-7. Однако закон не запрещает работодателю разработать на основе Т-7 свою форму графика предоставления отпусков.

    Как составляется расписание:

    • В первой графе указывается название подразделения предприятия на основании штатного расписания;
    • Во второй графе – должность (квалификация) сотрудника по штату;
    • В третьей – персональные данные (ФИО) работника;
    • Четвертая графа фиксирует табельный номер;
    • Пятая – длительность времени отдыха (календарные дни);
    • Шестая – дата ухода работника.

    Эти графы заполняются перед утверждением расписания руководителем. Также заполняется порядковый номер составленного документа и дата его оформления. Подписывает документ начальник кадрового отдела, а утверждает директор предприятия.

    Согласование с профсоюзом

    Статья 123 ТК РФ предписывает кадровой службе обязанность согласовывать план выхода служащих в отпуск с профсоюзной организацией при ее наличии. У профсоюза есть пять рабочих дней на ознакомление с проектом планируемого отдыха и направление руководителю письменного мнения о согласии или несогласии с предложенным проектом.

    Если мотивированное мнение профсоюза отказывает в согласовании проекта или содержит рекомендации по внесению изменений, руководитель на протяжении трех рабочих дней либо соглашается с профсоюзом, либо проводит переговоры по согласованию плана.

    Если единого мнения достигнуть не удалось, составляется протокол разногласий. Этот документ дает право руководителю утвердить проект, а представителям профсоюза обжаловать его, обратившись в инспекцию по труду или суд, инициировав коллективный трудовой спор.

    Статья 327 ТК РФ предусматривает процедуру рассмотрения обращения профсоюза. После проведения проверки (на нее закон отводит тридцать календарных дней), инспекция выносит решение. Если будут установлены нарушения работодателя при оформлении проекта плана, инспекция направляет предписание об его отмене. Данное предписание обязательно для исполнения руководителям учреждений всех форм собственности.

    При утверждении графика делается отметка о внесении изменений на основании мнения профсоюза, с указанием даты и номера протокола.

    Учитывая, что утверждение графика должно быть проведено не позже, чем за две недели до нового года, при его составлении необходимо учесть время согласования проекта с профсоюзом.

    Утверждение плана отпусков

    Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

    • Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
    • Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.

    Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.

    А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.

    Доведение до сведения работников

    Закон не обязывает руководителя предприятия ознакомить сотрудников с утвержденным графиком. Но сделать это целесообразно. Поэтому можно включить в форму расписания графу для отметки ознакомления сотрудника.

    Закон предусматривает обязанность работодателя предупредить сотрудника за две недели о начале отпуска. Делается это письменно, под подпись ознакомленного работника.

    Обязательный ежегодный отпуск

    Время на отдых предоставляется каждому служащему ежегодно. Данное правило регламентировано 122 статьей Трудового кодекса. На первом году работы сотрудник может отдохнуть не раньше, чем через полгода непрерывного труда. По согласованию сторон этот срок может быть уменьшен.

    Начиная со второго года службы, отпуск предоставляется в любое время года, с учетом очередности, особенностей функционирования предприятия.

    Можно ли корректировать утвержденный график

    Предоставление отпуска не по графику дозволяется законом только при согласии обоих сторон. Сведения о корректировке расписания фиксируются в седьмой, восьмой и девятой графе. А перенос, связанный с согласием работника отдохнуть на следующий год или отзывом работника, фиксируется в десятой графе.

    Корректировки графика, связанные с приемом на работу сотрудников после утверждения расписания отдыха, вносятся:

    • Приказом директора о внесении изменений в действующий график;
    • Оформления и утверждения приложения к графику.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    За нарушения законодательства об отпусках предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КОАП РФ.

    Источники


    1. Грудцына, Л.Ю. Наследственное право: справочник для населения в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс, 2012. — 224 c.

    2. Андреева Ю. С. Квалификационный экзамен на присвоение статуса адвоката; Проспект — М., 2016. — 666 c.

    3. Малько, А.В. Проблемы теории государства и права. Учебник / А.В. Малько. — М.: Юрлитинформ, 2012. — 802 c.
    4. Омельченко, О.А. Всеобщая история государства и права; Остожье; Издание 255-е, 2013. — 576 c.
    5. Ванская, Г.П. Библиотечно-библиографическая классификация. Средние таблицы. Практическое пособие. Выпуск 2: 65/68 У/Ц Экономика. Экономические науки; Политика. Политология; Право. Юридические науки; Военное дело. Военная наука / Г.П. Ванская. — М.: Либерея, 2017. — 883 c.


  • Отзывы (через Facebook):

    Оставить отзыв с помощью аккаунта FaceBook:

    Что мне полагается в случае потери мужа

    Что мне полагается в случае потери мужа Ответы на вопросы по теме: Что мне полагается в случае потери мужа с комментариями профессионалов для людей...

    12 07 2020 4:21:24

    Исполнительный лист об обязании совершить определенные действия

    Исполнительный лист об обязании совершить определенные действия Ответы на вопросы по теме: Исполнительный лист об обязании совершить определенные действия с комментариями профессионалов для людей...

    11 07 2020 9:28:50

    Прав ли сосед огораживая мой палисадник

    Прав ли сосед огораживая мой палисадник Ответы на вопросы по теме: Прав ли сосед огораживая мой палисадник с комментариями профессионалов для людей...

    10 07 2020 3:13:33

    Сдача экзамена в гаи несовершеннолетним

    Сдача экзамена в гаи несовершеннолетним Ответы на вопросы по теме: Сдача экзамена в гаи несовершеннолетним с комментариями профессионалов для людей...

    09 07 2020 9:38:13

    Сколько может быть основных мест работы

    Сколько может быть основных мест работы Ответы на вопросы по теме: Сколько может быть основных мест работы с комментариями профессионалов для людей...

    08 07 2020 7:53:39

    Пенсия по инвалидности зависит от стажа

    Пенсия по инвалидности зависит от стажа Ответы на вопросы по теме: Пенсия по инвалидности зависит от стажа с комментариями профессионалов для людей...

    07 07 2020 18:43:50

    Стаж на вредном производстве для пенсии

    Ответы на вопросы по теме: Стаж на вредном производстве для пенсии с комментариями профессионалов для людей...

    06 07 2020 14:55:24

    Можно ли восстановить гарантийный талон

    Можно ли восстановить гарантийный талон Ответы на вопросы по теме: Можно ли восстановить гарантийный талон с комментариями профессионалов для людей...

    05 07 2020 3:52:35

    Сколько стоит растаможка в азербайджане

    Сколько стоит растаможка в азербайджане Ответы на вопросы по теме: Сколько стоит растаможка в азербайджане с комментариями профессионалов для людей...

    04 07 2020 4:38:26

    Как оплатить на авито чтобы не обманули

    Как оплатить на авито чтобы не обманули Ответы на вопросы по теме: Как оплатить на авито чтобы не обманули с комментариями профессионалов для людей...

    03 07 2020 12:25:37

    Оформление графика отпусков по правилам

    Оформление графика отпусков по правилам Ответы на вопросы по теме: Оформление графика отпусков по правилам с комментариями профессионалов для людей...

    02 07 2020 13:55:22

    Можно ли при токсикозе взять больничный

    Можно ли при токсикозе взять больничный Ответы на вопросы по теме: Можно ли при токсикозе взять больничный с комментариями профессионалов для людей...

    01 07 2020 18:54:24

    Франшиза летуаль

    Франшиза летуаль Ответы на вопросы по теме: Франшиза летуаль с комментариями профессионалов для людей...

    30 06 2020 10:21:43

    Декларация ндс экспорт заполнение пример

    Ответы на вопросы по теме: Декларация ндс экспорт заполнение пример с комментариями профессионалов для людей...

    29 06 2020 7:57:31

    Поменять старые права на новые в россии

    Поменять старые права на новые в россии Ответы на вопросы по теме: Поменять старые права на новые в россии с комментариями профессионалов для людей...

    28 06 2020 12:41:27

    Что такое бизнес процессы предприятия

    Что такое бизнес процессы предприятия Ответы на вопросы по теме: Что такое бизнес процессы предприятия с комментариями профессионалов для людей...

    27 06 2020 8:57:38

    Где взять справку о доходах безработному

    Где взять справку о доходах безработному Ответы на вопросы по теме: Где взять справку о доходах безработному с комментариями профессионалов для людей...

    26 06 2020 7:11:20

    Федеральное агентство по сбору платежей

    Федеральное агентство по сбору платежей Ответы на вопросы по теме: Федеральное агентство по сбору платежей с комментариями профессионалов для людей...

    25 06 2020 0:18:48

    Пред вк в больничном листе что означает

    Пред вк в больничном листе что означает Ответы на вопросы по теме: Пред вк в больничном листе что означает с комментариями профессионалов для людей...

    24 06 2020 6:51:10

    Нужно ли регистрировать газовую колонку

    Нужно ли регистрировать газовую колонку Ответы на вопросы по теме: Нужно ли регистрировать газовую колонку с комментариями профессионалов для людей...

    23 06 2020 4:52:21

    Как инвалиду 1 группы получить квартиру

    Как инвалиду 1 группы получить квартиру Ответы на вопросы по теме: Как инвалиду 1 группы получить квартиру с комментариями профессионалов для людей...

    22 06 2020 7:29:28

    Написать согласие на прививку от гриппа

    Ответы на вопросы по теме: Написать согласие на прививку от гриппа с комментариями профессионалов для людей...

    21 06 2020 12:22:19

    Готовые проводки по бухгалтерскому учету

    Готовые проводки по бухгалтерскому учету Ответы на вопросы по теме: Готовые проводки по бухгалтерскому учету с комментариями профессионалов для людей...

    20 06 2020 6:47:19

    До скольки можно слушать музыку в россии

    До скольки можно слушать музыку в россии Ответы на вопросы по теме: До скольки можно слушать музыку в россии с комментариями профессионалов для людей...

    19 06 2020 13:27:19

    Заявление на перерасчет земельного налога

    Заявление на перерасчет земельного налога Ответы на вопросы по теме: Заявление на перерасчет земельного налога с комментариями профессионалов для людей...

    18 06 2020 18:47:37

    Как сдать квартиру в аренду организации

    Ответы на вопросы по теме: Как сдать квартиру в аренду организации с комментариями профессионалов для людей...

    17 06 2020 12:22:36

    Куда жаловаться на шумных соседей ночью

    Куда жаловаться на шумных соседей ночью Ответы на вопросы по теме: Куда жаловаться на шумных соседей ночью с комментариями профессионалов для людей...

    16 06 2020 10:49:22

    Можно ли вернуть ипотеку обратно в банк

    Можно ли вернуть ипотеку обратно в банк Ответы на вопросы по теме: Можно ли вернуть ипотеку обратно в банк с комментариями профессионалов для людей...

    15 06 2020 16:17:27

    Отдых при суточном графике работы тк рф

    Отдых при суточном графике работы тк рф Ответы на вопросы по теме: Отдых при суточном графике работы тк рф с комментариями профессионалов для людей...

    14 06 2020 4:58:50

    До скольки детям можно шуметь в квартире

    До скольки детям можно шуметь в квартире Ответы на вопросы по теме: До скольки детям можно шуметь в квартире с комментариями профессионалов для людей...

    13 06 2020 12:20:54

    Где получить лицензию частного охранника

    Ответы на вопросы по теме: Где получить лицензию частного охранника с комментариями профессионалов для людей...

    12 06 2020 9:57:50

    Пеня по налогу на доходы физических лиц

    Ответы на вопросы по теме: Пеня по налогу на доходы физических лиц с комментариями профессионалов для людей...

    11 06 2020 20:47:49

    Какие счетчики воды реагируют на магнит

    Какие счетчики воды реагируют на магнит Ответы на вопросы по теме: Какие счетчики воды реагируют на магнит с комментариями профессионалов для людей...

    10 06 2020 8:41:34

    Письмо с просьбой оплатить счет образец

    Письмо с просьбой оплатить счет образец Ответы на вопросы по теме: Письмо с просьбой оплатить счет образец с комментариями профессионалов для людей...

    09 06 2020 8:13:19

    Сколько стоит консульский сбор в италию

    Сколько стоит консульский сбор в италию Ответы на вопросы по теме: Сколько стоит консульский сбор в италию с комментариями профессионалов для людей...

    08 06 2020 16:10:36

    Схема дтп на парковке для европротокола

    Схема дтп на парковке для европротокола Ответы на вопросы по теме: Схема дтп на парковке для европротокола с комментариями профессионалов для людей...

    07 06 2020 15:59:21

    Образец отчета агента перед принципалом

    Образец отчета агента перед принципалом Ответы на вопросы по теме: Образец отчета агента перед принципалом с комментариями профессионалов для людей...

    06 06 2020 23:45:18

    Психология управления рабочим коллективом организации

    Психология управления рабочим коллективом организации Ответы на вопросы по теме: Психология управления рабочим коллективом организации с комментариями профессионалов для людей...

    05 06 2020 18:10:56

    Про поиск инвестора для малого бизнеса

    Про поиск инвестора для малого бизнеса Ответы на вопросы по теме: Про поиск инвестора для малого бизнеса с комментариями профессионалов для людей...

    04 06 2020 15:36:21

    Перевод из одного университета в другой

    Перевод из одного университета в другой Ответы на вопросы по теме: Перевод из одного университета в другой с комментариями профессионалов для людей...

    03 06 2020 11:39:10

    Льготы малолетним узникам на погребение

    Льготы малолетним узникам на погребение Ответы на вопросы по теме: Льготы малолетним узникам на погребение с комментариями профессионалов для людей...

    02 06 2020 12:11:48

    Чем отличается приговор от решения суда

    Чем отличается приговор от решения суда Ответы на вопросы по теме: Чем отличается приговор от решения суда с комментариями профессионалов для людей...

    01 06 2020 23:29:42

    Кандидат географических наук сокращение

    Кандидат географических наук сокращение Ответы на вопросы по теме: Кандидат географических наук сокращение с комментариями профессионалов для людей...

    31 05 2020 1:13:40

    Как начать платить по счетчикам за воду

    Как начать платить по счетчикам за воду Ответы на вопросы по теме: Как начать платить по счетчикам за воду с комментариями профессионалов для людей...

    30 05 2020 7:17:26

    Примут ли в поликлинике без прикрепления

    Примут ли в поликлинике без прикрепления Ответы на вопросы по теме: Примут ли в поликлинике без прикрепления с комментариями профессионалов для людей...

    29 05 2020 22:15:53

    Дата получения дохода для 6 ндфл таблица

    Дата получения дохода для 6 ндфл таблица Ответы на вопросы по теме: Дата получения дохода для 6 ндфл таблица с комментариями профессионалов для людей...

    28 05 2020 9:45:21

    Суд отказал в привлечении третьего лица

    Ответы на вопросы по теме: Суд отказал в привлечении третьего лица с комментариями профессионалов для людей...

    27 05 2020 6:33:30

    Пенсионный фонд по мат капиталу телефон

    Пенсионный фонд по мат капиталу телефон Ответы на вопросы по теме: Пенсионный фонд по мат капиталу телефон с комментариями профессионалов для людей...

    26 05 2020 12:52:23

    Вопрос по начислению пенсии по госслужбе

    Вопрос по начислению пенсии по госслужбе Ответы на вопросы по теме: Вопрос по начислению пенсии по госслужбе с комментариями профессионалов для людей...

    25 05 2020 20:44:16

    Перевод во взрослую поликлинику возраст

    Перевод во взрослую поликлинику возраст Ответы на вопросы по теме: Перевод во взрослую поликлинику возраст с комментариями профессионалов для людей...

    24 05 2020 17:58:31

    Что нужно делать после закрытия ипотеки

    Что нужно делать после закрытия ипотеки Ответы на вопросы по теме: Что нужно делать после закрытия ипотеки с комментариями профессионалов для людей...

    23 05 2020 2:22:32

    Разведение фазанов как бизнес

    Разведение фазанов как бизнес Ответы на вопросы по теме: Разведение фазанов как бизнес с комментариями профессионалов для людей...

    22 05 2020 3:54:56

    Еще:
    Законы -1 ::

    Мы собрали на нашем сайте подробные описания всех юридических тонкостей распространенных жизненных ситуаций. Надеемся, что это поможет вам.